1.干部人事档案材料的形成部门应指定一名档案联系人，负责收集送交本部门形成的干部人事档案材料；

2.干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，由档案联系人将需要移交的材料整理好，填写移交清单，以备移交；

3. 档案联系人应与干部人事档案工作人员保持密切联系，主动地了解档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通；

4. 各部门、各单位在形成材料后，一年内分别在六月和十二月，按要求集中将材料移交干部档案室归档。任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料；

5.送交的档案材料必须是办理完毕的、正式的原始材料，一般不得以复印件代替。干部人事档案材料，必须统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有25毫米装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。对干部档案室指出的不符合归档要求的材料，形成干部人事档案材料的部门，有责任及时认真补送或补办；

6.送交档案材料，干部人事档案材料的形成部门档案联系人要逐一进行登记造册，认真填写《新进教职工干部人事档案移交表》或《干部人事档案补充材料移交表》，一式两份，分别签字盖章，办理移交手续。

7.组织人事等档案形成部门可根据工作需要及档案中缺少材料情况，有计划地布置填写干部履历表（职工履历表）、做鉴定、写自传等，并及时将这些材料补充进干部人事档案。